Jak prawidłowo napisać wezwanie do zapłaty?

Kiedy nie możemy uporać się z nierzetelnym kontrahentem, który jest nam winien zapłaty za określoną usługę lub dobro, możemy sami postarać się o skuteczne odzyskanie należności, sporządzając wezwanie do zapłaty. Jak to zrobić prawidłowo i co powinno zawierać? Zapraszamy do lektury poniższego artykułu.

Wezwanie do zapłaty, co to takiego?

Są różne metody odzyskiwania należności, jedną z nich jest wezwanie do zapłaty. Jest to forma windykacji miękkiej. Warto ją stosować za każdym razem, gdy nasz klient lub kontrahent nie rozliczy się z przysługującej nam należności. Wezwanie jest pismem, w którym przywołujemy- wzywamy naszego kontrahenta do zapłacenia tego wszystkiego, co jest nam winien. I jest to bez kosztowa ( poza kosztem listu poleconego, jeśli w takiej formie je wysyłamy) forma dochodzenia należnych nam środków. Poza tym oszczędzamy cenny czas, jaki trzeba by było poświęcić na dochodzenie swojego prawa w sądzie, co dodatkowo rodziłoby koszty postępowania. Zatem warto po ten rodzaj windykacji sięgać w pierwszej kolejności, za każdym razem, gdy pojawi się problem z nieuczciwym partnerem, klientem, kontrahentem. Często się zdarza, że kiedy wyślemy takie pismo, jego wydźwięk przynosi oczekiwany rezultat i szybko otrzymujemy należne nam pieniądze.

W jaki sposób sporządzić prawidłowe wezwanie do zapłaty?

Jeśli nie potrafimy sami napisać takiego wezwania do zapłaty, można skorzystać z jednego z wielu wzorów ( przystosowane do konkretnego przypadku), które są dostępne w internecie. Możemy również poprosić kogoś ze znajomych, kto już korzystał z tej formy i sam pisał takowe wezwania. Ale oczywiście możemy również spróbować sporządzić samodzielnie wezwanie do zapłaty. Nie jest to bowiem aż tak trudne jak się wydaje. Istotną kwestią jest dobór słów i stanowcza postawa, jaką wyrażamy poprzez pismo kierowane do naszego dłużnika. A co powinno znaleźć się w takim piśmie:

  1. Miejsce i data sporządzenia
  2. Dane wierzyciela i dłużnika
  3. Wskazanie z jakiego stosunku prawnego wynika zobowiązanie
  4. Kwota długu i wskazanie terminu zapłaty
  5. Rachunek wierzyciela, na który dłużnik ma wpłacić środki.

Pismo  opatrujemy własnoręcznym podpisem i w takiej formie wysyłamy do naszego dłużnika, upominając go o niewykonanym zobowiązaniu. Termin jaki wyznaczymy do wykonania zobowiązania może opiewać na 7 lub 14 dni od daty doręczenia wezwania do zapłaty.

Na co zwrócić uwagę pisząc wezwanie do zapłaty?

Pisząc wezwanie do zapłaty możemy pokusić się o zawarcie w piśmie informacji, które będą podpowiadać naszemu dłużnikowi, w jaki sposób się zachowamy, jeśli on nie spełni ciążącego na nim zobowiązania. Tutaj warto wskazać, że dłużnika czeka droga sądowa i wiążące się z tym koszty.  Dobrym rozwiązaniem może być poinformowanie w wezwaniu, że jesteśmy skłonni przekazać dług do tzw. banku długów i wpisać go do BIG-u ( jeśli mamy do czynienia z podmiotem gospodarczym). Ważne jest także w jakiej formie przygotowujemy pismo. Zatem warto stosować wykrzykniki, podkreślenia, czy pogrubienia istotnych kwestii, które podnosimy w wezwaniu. To wszystko ma walory psychologiczne i bezpośrednio może wpływać na postawę dłużnika, który spóźnia się z zapłatą należności.

Ile razy i w jakim terminie należy wysłać wezwanie do zapłaty?

Jeśli przychodzi dzień, kiedy uznamy, że warto wystosować do naszego dłużnika pismo w postaci wezwania do zapłaty, to każdy termin będzie dobry. Ustawodawca w żaden sposób nie narzuca, kiedy powinno się takie wezwanie sporządzić i wysłać. Wskazówką będzie niedogodność, dyskomfort czy po prostu zachwianie naszej płynności finansowej( w jakimś stopniu) z powodu nierzetelności w terminie spłaty przez dłużnika. I ten fakt wystarczy, by takie wezwanie wysłać. Praktycznie jest tak, że maksymalnie do 5-6 miesięcy  od terminu wynikającego z umowy, faktury czy innych tytułów jesteśmy w stanie skutecznie odzyskać należne nam środki. Później może się pojawić problem i zostanie tylko droga sądowa. Jeśli zaś chodzi o ilość wezwań, które powinniśmy wysłać przed skierowaniem sprawy do sądu, to tutaj również nie ma ograniczeń. Ale zwyczajowo przyjęło się, że wierzyciel kieruje max. 3 wezwania, po czym wchodzi na drogę sądową. Pamiętajmy, że wezwanie musimy wysłać listem poleconym dla celów dowodowych.

Czy wezwanie do zapłaty działa na wszystkich?

Nie możemy niestety generalizować i twierdzić, że wezwanie do zapłaty ma 100% skuteczności. Ale są osoby, które po otrzymaniu oficjalnego pisma potrafią się zmobilizować i będą próbowały się porozumieć, nie chcąc dalszych problemów związanych z postępowaniem sądowym i wynikającymi stąd kosztami. Zawsze warto uciekać się do przedsądowych sposobów zmobilizowania dłużnika do zapłaty należności. Jest to krótsza i wygodniejsza droga dochodzenia roszczeń.