Jak prawidłowo napisać wezwanie do zapłaty?

Gdy nie potrafimy sobie poradzić z nierzetelnym kontrahentem, którego obciąża zobowiązanie wobec nas, możemy sami postarać się o skuteczne odzyskanie należności, sporządzając wezwanie do zapłaty. W jaki sposób napisać wezwanie i co powinno zawierać? Zapraszamy do lektury najnowszego artykułu na ten temat.

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Mamy dostęp do wielu metod odzyskiwania należności, jedną z nich jest wezwanie do zapłaty. Jest to tzw. miękka forma windykacji. Powinniśmy po nią sięgać zawsze, gdy nasz kontrahent nie rozliczy się z nami ze zobowiązania, które na nim ciąży. Wezwanie, to pismo, w którym wzywamy go do zapłacenia tego wszystkiego, co jest nam winien. I jest to tak naprawdę, prawie bez kosztowa ( poza kosztem listu poleconego) forma dochodzenia należności. Ponadto oszczędzamy cenny czas, jaki musielibyśmy poświęcić, aby dochodzić swojego prawa w sądzie, co dodatkowo, pod względem kosztów było by nam niepotrzebne- każde postępowanie sądowe przecież kosztuje. Dlatego warto po ten rodzaj windykacji sięgać w pierwszej kolejności, każdorazowo, gdy pojawi się problem z nieuczciwym kontrahentem. W wielu przypadkach zdarza się, że kiedy wyślemy takie pismo, jego wydźwięk przynosi oczekiwany rezultat i szybko otrzymujemy należne nam pieniądze. Ma więc to wymiar bardzo mobilizujący dla naszego dłużnika, który jakiś czas uchylał się przed płatnością.

Wezwanie do zapłaty- jak sporządzić krok po kroku

Kiedy nie potrafimy sami sporządzić takiego wezwania do zapłaty, to możemy skorzystać z któregoś ze wzorów ( przystosowane do konkretnego przypadku) dostępnych w internecie. Możemy również zwrócić się z prośbą do znajomych lub bliskich, którzy już korzystali z tej formy mobilizacji dłużnika. Jednak najlepiej będzie, jeśli spróbujemy sporządzić samodzielnie wezwanie do zapłaty, w oparciu o wytyczne, które znajdziemy. Nie jest to aż tak trudne jak się wydaje. Ważną kwestią jest dobór słów i jasna, twarda postawa, jaką wyrażamy kierując wezwanie do naszego dłużnika. A co powinno się w nim znaleźć:

  1. Kiedy i gdzie sporządziliśmy dokument- data i miejsce
  2. Dane wierzyciela i dłużnika
  3. Jasne wskazanie, z czego wynika stosunek prawny łączący strony
  4. Należność wyrażona w kwocie pieniężnej oraz termin do zapłaty
  5. Rachunek wierzyciela, na który dłużnik ma wpłacić środki.

Pismo  opatrujemy własnoręcznym podpisem i w takiej formie wysyłamy do naszego dłużnika. Termin, który wskazujemy do wykonania zobowiązania to 7 lub 14 dni, od daty doręczenia wezwania do zapłaty.

Najważniejsze kwestie podczas przygotowania wezwania?

Redagując wezwanie do zapłaty, możemy zawrzeć w nim takie informacje, które będą dawać jasny sygnał naszemu dłużnikowi, w jaki sposób się zachowamy, gdy on nie wypełni zobowiązania. Tutaj możemy wskazać, że dłużnik zostanie pociągnięty do odpowiedzialności poprzez drogę sądową, a z tym będą się wiązać dodatkowe koszty. Trafnym rozwiązaniem może być również poinformowanie w wezwaniu, że jesteśmy zdeterminowani by przekazać dług do tzw. banku długów i wpisać go do BIG-u (jeśli mamy do czynienia z podmiotem gospodarczym). Dodatkowo, warto stosować wykrzykniki czy pogrubienia istotnych kwestii, które podnosimy w wezwaniu. To wszystko ma walory bezpośrednio wpływające na dłużnika, który dzięki temu, może zmienić zdanie.

Jakie zasady obowiązują przy wysyłaniu wezwań do zapłaty?

Kiedy podejmiemy decyzję, że warto wysłać do naszego dłużnika wezwania do zapłaty, to po prostu to zróbmy. Ustawodawca w żaden sposób nie narzuca, kiedy powinno się takie wezwanie sporządzić. Jasnym sygnałem będzie nasz dyskomfort czy po prostu zachwianie naszej płynności finansowej( w jakimś stopniu). Jest to wystarczające, by takie wezwanie wysłać. Praktyka pokazuje, że maksymalnie do 6 miesięcy od terminu wynikającego z zobowiązania,  jesteśmy w stanie skutecznie odzyskać należne nam środki pieniężne czy inne świadczenie. Później może się pojawić problem i zostanie nam jedynie wejść z naszym dłużnikiem n a drogę sądową. Jeśli zaś chodzi o ilość wezwań, które powinniśmy wysłać przed skierowaniem sprawy do sądu, to tutaj nie jesteśmy ograniczeni. Ale zwyczajowo przyjęło się, że  kierujemy maksimum 3 wezwania, po czym możemy iść do sądu, jeśli sprawa nie zakończy się polubownie na tym etapie. Pamiętajmy tylko, że wezwanie musimy wysłać listem poleconym dla celów dowodowych.

Skuteczność wezwań do zapłaty

Nie powinniśmy twierdzić generalnie i z góry, że wezwanie do zapłaty zawsze zadziała. Ale są osoby, które po otrzymaniu oficjalnego pisma potrafią się zmobilizować i będą próbowały się porozumieć, nie chcąc dalszych problemów związanych z postępowaniem sądowym i wynikającymi stąd kosztami. Zawsze warto uciekać się do przedsądowych sposobów zmobilizowania dłużnika do zapłaty należności. Będzie to na pewno prostsza i krótsza droga by dochodzić należnych nam roszczeń.